为规范基金会的组织和活动，维护基金会捐赠人和受益人的合法权益，推动社会力量参与公益事业，促进我市关心下一代事业健康发展，根据本基金会章程，拟定以下办公室管理制度：

　　一、公文处理、档案管理制度
　　（一）基金会公文设《自关基》、《自关基函》、《会议纪要》三种。
　　（二）《自关基》主要用于发有关部门的重要文件、通知；向上级主管单位的请示报告；《自关基函》主要用于基金会业务工作和联系信函询问和答复问题等；《会议纪要》主要用于记载、传达理事会会议、理事长办公会议所形成的决定、决议。
　　（三）基金会公文上报下发，参照《国家行政机关公文处理办法》的有关规定办理，一般性公文由秘书长签发，重要文件由理事长或理事长委托副理事长或秘书长审签。
　　（四）基金会各类文件、财务资料、图片音像等都应及时整理、立卷、归档。重要资料、信息应在电脑中同时存储、保留。
　　（五）归档范围内的文书、档案资料，根据其相互联系、个性特征分类整理，保证档案齐全、完整、便于保管和利用。
　　（六）任何个人不得保管应归档的公文等档案资料。

　　二、印章管理制度
　　（一）基金会启用印章为：自贡市关心下一代基金会公章，基金会财务专用章，法定代表人印鉴。对外具有权威性、严肃性。
　　（二）基金会印章确定专人保管、监印。使用印章由经办人报秘书长审核同意。
　　（三）印章的使用范围：基金会形成的文件、函、电、领导批准的对外接洽介绍信、办理基金会、理事会有关证照、向业务主管单位报告事项，与相关部门、捐赠人的承诺、协议等。
　　（四）印章严禁外借，原则上不准携带外出，确保印章绝对安全。
　　（五）违反本制度规定，违规使用印章，不慎遗失或被盗用由此造成的经济损失、法律责任由当事人承担。